We are hiring” Administrative Assistant”
Candidate must be available in Kuwait with transferable residency
JOB ROLE
·To coordinate and manage the daily office activities of the department along with Group CFO/ Chief Finance Officer and also to deal with the appointments and schedules and act as key support for liaison and relationships.
·To ensure a wide range of administrative support activities and assistance to facilitate the efficient operation of the Department.
KEY RESPONSIBILITIES
·To organize and arrange the meetings and appointments according to daily business requirements.
·To arrange the documents for signing and approvals and reports.
·To produce and send correspondence memos, letters and emails both internally and externally.
·To document/record information, maintain files, process all paper work, copying, scanning and to perform smoothly the day to day administrative tasks of the department.
·Update KYC for banks, coordinate with company’s representative on submitting all the banking documents, and archive the document trial & maintain inbound and out bound register log.
·To develop and maintain constructive and cooperative working relationships with other departments and as well as outside companies.
·To act as a focal point to meet and greet executive/senior personnel at the Organization’s offices.
·To submit and reconcile expense reports.
·Keep custody of all documents including agenda, minutes, and other relevant documents.
SKILLS
·Management and Administration
·Strong Organizational Skills
·Written and Verbal Communication
·Public Relations
·Coordinating
·Clerical
·Cooperating
·Deciding
QUALIFICATIONS
·A Bachelor’s Degree in Business Administration or relevant field
·3 to 5 Years full time professional experience in similar role
·High level of professionalism and a strong ability to relate to staff of all business levels
·Computer literacy and proficiency in Microsoft Office Applications
·Excellent communication skills both written and verbal (English) – Arabic is preferred.
·Exhibiting confidence and professional diplomacy, while effectively relating to people at all levels internally and externally
·Professional-level administrative services.
·Organize and prioritize work and meet critical deadlines.
·Ability to handle sensitive and confidential information
·Previous experience investment/Real Estate companies is preferred
Interested and suitable candidates can forward the CV to:
jobs@ali-alghanim.net
نحن نوظف "مساعد إداري"
يجب أن يكون المرشح متاحا في الكويت مع إقامة قابلة للتحويل
الدور الوظيفي
· تنسيق وإدارة الأنشطة المكتبية اليومية للإدارة جنبا إلى جنب مع المدير المالي للمجموعة / الرئيس التنفيذي للشؤون المالية وأيضا للتعامل مع المواعيد والجداول الزمنية والعمل كدعم رئيسي للاتصال والعلاقات.
· كفالة طائفة واسعة من أنشطة الدعم الإداري والمساعدة لتيسير التشغيل الفعال للإدارة.
المسؤوليات الرئيسية
· تنظيم وترتيب الاجتماعات والمواعيد وفقا لمتطلبات العمل اليومية.
· ترتيب المستندات للتوقيع والموافقات والتقارير.
· إنتاج وإرسال مذكرات المراسلات والرسائل ورسائل البريد الإلكتروني داخليا وخارجيا.
· لتوثيق / تسجيل المعلومات ، والحفاظ على الملفات ، ومعالجة جميع الأعمال الورقية ، والنسخ ، والمسح الضوئي ، وأداء المهام الإدارية اليومية للقسم بسلاسة.
· تحديث اعرف عميلك للبنوك، والتنسيق مع ممثل الشركة بشأن تقديم جميع المستندات المصرفية، وأرشفة نسخة طبق الأصل من السجل والحفاظ على سجل السجل الوارد والصادر.
· تطوير والحفاظ على علاقات عمل بناءة وتعاونية مع الإدارات الأخرى وكذلك الشركات الخارجية.
· العمل كمركز تنسيق للقاء وتحية الموظفين التنفيذيين/كبار الموظفين في مكاتب المنظمة.
· تقديم تقارير المصروفات وتسويتها.
· احتفظ بجميع الوثائق بما في ذلك جدول الأعمال والمحاضر والمستندات الأخرى ذات الصلة.
المهارات
· التنظيم والإدارة
· مهارات تنظيمية قوية
· التواصل الكتابي واللفظي
· العلاقات العامة
· تنسيق
· الكتابيه
· التعاون
· اتخاذ قرار
المؤهلات
· درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
· 3 إلى 5 سنوات من الخبرة المهنية بدوام كامل في دور مماثل
· مستوى عال من الاحتراف والقدرة القوية على التواصل مع الموظفين من جميع مستويات الأعمال
· الإلمام بالحاسوب والكفاءة في تطبيقات مايكروسوفت أوفيس
· مهارات اتصال ممتازة كتابيا وشفهيا (باللغة الإنجليزية) - يفضل اللغة العربية.
· إظهار الثقة والدبلوماسية المهنية، مع التواصل الفعال مع الناس على جميع المستويات داخليا وخارجيا.
· خدمات إدارية على المستوى المهني.
· تنظيم العمل وتحديد أولوياته والوفاء بالمواعيد النهائية الحرجة.
· القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية
· يفضل الخبرة السابقة في الاستثمار / الشركات العقارية
يمكن للمرشحين المهتمين والمناسبين إرسال السيرة الذاتية إلى:
jobs@ali-alghanim.net
