Overview
Creating a safe and efficient environment is essential for any organization, and the role of a Facilities Management Officer is pivotal in achieving this goal. By ensuring that facilities are maintained to the highest standards, we not only support operational efficiency but also contribute to the overall satisfaction and productivity of employees and visitors. This position offers an exciting opportunity to take on a leadership role in managing essential services and resources, allowing you to make a significant impact within the organization. Join us in this rewarding journey where your skills will help foster a workplace that thrives on safety, comfort, and productivity! ↔
Facilities Management Officer
Job Summary
The Facilities Management Officer is responsible for overseeing the efficient and effective operation of facilities within an organization. This includes managing the maintenance, safety, security, and cleanliness of buildings and grounds to ensure they meet operational needs and comply with regulatory requirements. Additionally, Facilities Management Officers may be responsible for managing facility budgets, coordinating renovations or construction projects, and overseeing vendor contracts for services such as cleaning, security, and maintenance. Their primary goal is to create a safe, comfortable, and productive environment for employees, visitors, and tenants while optimizing facility resources and minimizing operating costs.
Job Responsibilities
Oversee the maintenance and repair of buildings, equipment, and systems, ensuring they are in good working condition and comply with safety standards.
Implement and enforce safety and security protocols to protect occupants and assets, including emergency response procedures and access control measures.
Optimize the use of space within facilities, coordinating office layouts, furniture arrangements, and workspace configurations to maximize efficiency and productivity.
Coordinate with external vendors and service providers to procure necessary services such as cleaning, landscaping, security, and maintenance, ensuring quality and cost-effectiveness.
Develop and manage facility budgets, monitoring expenses, forecasting costs, and identifying opportunities for cost savings and efficiency improvements.
Ensure compliance with relevant regulations, codes, and standards governing facilities management, conducting inspections and audits as necessary.
Implement sustainability initiatives to reduce energy consumption, waste generation, and environmental impact within facilities.
Develop and maintain emergency preparedness plans, including evacuation procedures, emergency contacts, and crisis management protocols.
Serve as a point of contact for tenants and occupants, addressing their concerns, coordinating services, and maintaining positive relationships.
Maintain accurate records and documentation related to facilities management activities, including maintenance logs, work orders, and compliance reports.
Job Knowledge & Skills
- Understanding of facility management concepts, including maintenance best practices, safety regulations, and sustainability principles.
- Knowledge of building systems and equipment, such as HVAC, plumbing, electrical, and fire protection systems, to effectively oversee maintenance and repairs.
- Ability to plan, organize, and manage facility-related projects, including renovations, upgrades, and maintenance initiatives, from inception to completion.
- Strong verbal and written communication skills to effectively communicate with internal stakeholders, external vendors, and tenants, and to convey complex information clearly and concisely.
- Analytical skills and critical thinking abilities to identify issues, evaluate options, and implement effective solutions to address facility-related challenges and optimize operations.
- ERP knowledge, preferably SAP functional skills, are a requirement to be successful in this role.
Job Experience
- Minimum 5 years of working experience, 3 years of relevant working experience, 2 years in GCC is a plus.
To apply, please click here for available vacancies.
إعلان وظيفة موظف إدارة المرافق
ملخص الوظيفة
موظف إدارة المرافق مسؤول عن الإشراف على التشغيل الفعال والناجح للمرافق داخل المؤسسة. ويشمل ذلك إدارة الصيانة والسلامة والأمن ونظافة المباني والمرافق لضمان تلبية احتياجات العمليات والامتثال للمتطلبات التنظيمية. بالإضافة إلى ذلك، قد يكون موظفو إدارة المرافق مسؤولين عن إدارة ميزانيات المرافق، وتنسيق عمليات التجديد أو مشاريع البناء، والإشراف على عقود الموردين لخدمات مثل التنظيف والأمن والصيانة. الهدف الرئيسي هو خلق بيئة آمنة ومريحة ومنتجة للموظفين والزوار والمستأجرين مع تحسين موارد المرافق وتقليل تكاليف التشغيل.
مسؤوليات العمل
الإشراف على الصيانة والإصلاح للمباني والمعدات والأنظمة، لضمان أنها في حالة جيدة وتفي بمعايير السلامة.
تنفيذ وإنفاذ بروتوكولات السلامة والأمن لحماية السكان والأصول، بما في ذلك إجراءات الاستجابة للطوارئ وتدابير التحكم في الوصول.
تحسين استخدام المساحة داخل المرافق، من خلال تنسيق تخطيطات المكاتب وترتيبات الأثاث وتكوينات أماكن العمل لزيادة الكفاءة والإنتاجية.
التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات الخارجيين للحصول على الخدمات الضرورية مثل التنظيف، تنسيق الحدائق، الأمن، والصيانة، مع ضمان الجودة والفعالية من حيث التكلفة.
تطوير وإدارة ميزانيات المرافق، ومراقبة النفقات، وتوقع التكاليف، وتحديد فرص التوفير في التكاليف وتحسين الكفاءة.
ضمان الامتثال للوائح والمعايير ذات الصلة التي تحكم إدارة المرافق، وإجراء عمليات التفتيش والتدقيق حسب الضرورة.
تنفيذ مبادرات الاستدامة لتقليل استهلاك الطاقة وتوليد النفايات والأثر البيئي داخل المرافق.
تطوير وصيانة خطط الطوارئ، بما في ذلك إجراءات الإخلاء وجهات الاتصال الطارئة وبروتوكولات إدارة الأزمات.
أن تكون نقطة الاتصال للمستأجرين والسكان، ومعالجة مخاوفهم، وتنسيق الخدمات، والحفاظ على علاقات إيجابية.
الحفاظ على سجلات دقيقة ووثائق تتعلق بأنشطة إدارة المرافق، بما في ذلك سجلات الصيانة، وأوامر العمل، وتقارير الامتثال.
معرفة ومهارات العمل
- فهم مفاهيم إدارة المرافق، بما في ذلك أفضل الممارسات في الصيانة، ولوائح السلامة، ومبادئ الاستدامة.
- معرفة أنظمة ومعدات المباني، مثل أنظمة التكييف، السباكة، الكهرباء، وأنظمة الحماية من الحرائق، للإشراف بفعالية على الصيانة والإصلاحات.
- القدرة على التخطيط والتنظيم وإدارة المشاريع المتعلقة بالمرافق، بما في ذلك التجديدات، والترقيات، ومبادرات الصيانة، من البداية إلى النهاية.
- مهارات الاتصال الشفهي والكتابي القوية للتواصل بفعالية مع أصحاب المصلحة الداخليين، والموردين الخارجيين، والمستأجرين، ولتوضيح المعلومات المعقدة بوضوح وإيجاز.
- مهارات تحليلية وقدرات التفكير النقدي لتحديد المشكلات، وتقييم الخيارات، وتنفيذ حلول فعالة لمعالجة التحديات المتعلقة بالمرافق وتحسين العمليات.
- المعرفة بنظام تخطيط موارد المؤسسات، ويفضل أن تكون المهارات الوظيفية في SAP شرطًا للنجاح في هذا الدور.
الخبرة العملية
- الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة العملية، و3 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة، و2 سنوات في الخليج العربي هو ميزة.