BLJ Worldwide Company has started the urgent recruitment process for the following multiple positions for all nationalities in Qatar بدأت شركة BLJ Worldwide عملية التوظيف العاجلة للمناصب المتعددة التالية لجميع الجنسيات في قطر

 Company Information:

Key Responsibilities

• Front Office Representative: Greet, welcome, direct, and announce visitors appropriately at the front desk.
• Phone & Email Management: Answer, screen, and forward incoming phone calls and provide basic, accurate information in-person, via phone, or email.
• Office Facilitation: Maintain office operations and attend to staff requests, ensuring smooth functioning.
• Activity Planning: Plan and execute office activities efficiently and on time with minimal supervision.
• Office Security: Maintain office security by following safety procedures and controlling access via the reception desk (monitor logbook, issue visitor badges).
• Office Supplies: Order front office supplies and maintain inventory.
• Budget Management: Manage general and administrative budget, ensure timely reporting, and handle price negotiations with vendors and service providers.
• Asset Management: Keep track of company assets such as mobile phones, laptops, and office equipment.
• Office Maintenance: Oversee office layout, order stationery, and arrange necessary repairs and upkeep.
• Administrative Duties: Handle general office admin tasks including maintenance, mailing, supplies, bills, errands, and shopping.
• Event Organization: Organize in-house or off-site activities, such as meetings, celebrations, and conferences.
• Report Management: Manage and prepare weekly reports, upcoming meeting schedules, and other documents as required.
• Meeting Coordination: Schedule and manage meetings for the Senior Management Team (SMT) and other team members.
• Confidential Database: Maintain the confidential company files database.
• Vendor Registration: Manage company profile registration for procurement and vendor purposes.
• Tender & Vendor Support: Assist in preparing RFP tenders, vendor registration, and other administrative tasks related to vendor management.
• Finance Support: Assist with petty cash, L&D course data entry, and other financial tasks as required by Finance & Operations Managers.
• HR Support: Assist HR & Operations Managers with onboarding/offboarding processes and maintain company records.

Requirements

• Experience in office administration and front desk operations.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Ability to manage multiple tasks efficiently and effectively.
• Strong communication skills, both written and verbal.
• Ability to handle confidential information with discretion.
• Proficiency with office software and tools.
• Must be based in Doha, Qatar.

1. Go to the application page. (BLJ Worldwide in Qatar)
2. Click on the job title to view details.
3. Please click on the "Easy Apply" button at the top of the page.
4. Enter the required information in the pop-up screens.
5. Click "Review" to review the form.

• Job Source: BLJ Worldwide
• Publication Date: 11/6/2024
• Required Nationalities: All Nationalities
• Application Link: Click here

المسؤوليات الرئيسية

• ممثل المكتب الأمامي: استقبال الزوار في مكتب الاستقبال، الترحيب بهم، توجيههم والإعلان عنهم بشكل مناسب.
• إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني: الإجابة على المكالمات الهاتفية الواردة، فحصها وتحويلها، وتوفير معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا وعبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
• تسهيل العمل المكتبي: الحفاظ على سير العمليات المكتبية وتلبية طلبات الموظفين لضمان سير العمل بسلاسة.
• تنظيم الأنشطة: تخطيط وتنفيذ الأنشطة المكتبية بشكل فعال وفي الوقت المحدد مع إشراف محدود.
• أمن المكتب: الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة ومراقبة الدخول من خلال مكتب الاستقبال (مراقبة السجل، إصدار بطاقات الزوار).
• إدارة الإمدادات المكتبية: طلب إمدادات المكتب الأمامي والحفاظ على المخزون.
• إدارة الميزانية: إدارة الميزانية العامة والإدارية، التأكد من تقارير دقيقة في الوقت المناسب والتفاوض على الأسعار مع البائعين ومقدمي الخدمات.
• إدارة الأصول: تتبع أصول الشركة مثل الهواتف المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والمعدات المكتبية.
• صيانة المكتب: الإشراف على ترتيب المكتب، طلب اللوازم المكتبية، وتنظيم الإصلاحات اللازمة والصيانة.
• المهام الإدارية: التعامل مع المهام الإدارية العامة بما في ذلك الصيانة، البريد، اللوازم، الفواتير، الأعمال اليومية والتسوق.
• تنظيم الفعاليات: تنظيم الأنشطة الداخلية أو الخارجية مثل الاجتماعات، الاحتفالات والمؤتمرات.
• إدارة التقارير: إدارة وإعداد التقارير الأسبوعية، جداول الاجتماعات القادمة والوثائق الأخرى حسب الحاجة.
• تنسيق الاجتماعات: جدولة وتنظيم الاجتماعات لفريق الإدارة العليا (SMT) وأعضاء الفريق الآخرين.
• قاعدة البيانات السرية: الحفاظ على قاعدة بيانات الملفات السرية للشركة.
• تسجيل الموردين: إدارة تسجيل ملف الشركة لأغراض المشتريات والموردين.
• دعم العطاءات والموردين: المساعدة في إعداد العطاءات، تسجيل الموردين والمهام الإدارية الأخرى المتعلقة بإدارة الموردين.
• دعم المالية: المساعدة في إدخال بيانات المصروفات الصغيرة ودورات التعلم والتطوير وغيرها من المهام المالية حسب الحاجة من قبل مديري المالية والعمليات.
• دعم الموارد البشرية: المساعدة في إجراءات الانضمام والخروج من العمل والحفاظ على سجلات الشركة.

المتطلبات

• خبرة في الإدارة المكتبية وعمليات الاستقبال.
• مهارات تنظيمية قوية والانتباه للتفاصيل.
• القدرة على إدارة مهام متعددة بفعالية وكفاءة.
• مهارات تواصل قوية، شفهيًا وكتابيًا.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
• إتقان استخدام البرمجيات المكتبية والأدوات.
• يجب أن يكون المرشح مقيمًا في الدوحة، قطر.

1. للانتقال إلى صفحة التقديم. ( BLJ العالمية في قطر)
2. انقر على عنوان الوظيفة لعرض التفاصيل.
3. الرجاء الضغط على زر "التقديم السهل" الموجود في أعلى الصفحة.
4. أدخل المعلومات المطلوبة في الشاشات المنبثقة.
5. انقر فوق "مراجعة" لمراجعة النموذج.

• مصدر الوظائف: BLJ العالمية
• تاريخ النشر: ٦‏/١١‏/٢٠٢٤
• الجنسيات المطلوبة: جميع الجنسيات
• رابط التقديم: اضغط هنا