"فرصة عمل في إدارة المكتب القانوني في قطر - راتب وامتيازات عالية""Office Manager Role in a Leading Legal Department in Qatar - High Salary & Benefits"

↔️

The Office Manager (Legal Department) plays a key role in achieving the department's short-term and mid-term goals by creating and maintaining a pleasant work environment, ensuring high levels of organizational effectiveness and communication. Additionally, they are responsible for providing high levels of administrative support to the Vice President/General Counsel (VP/GC) and supervising all administrative staff within the legal department.

Key Responsibilities:

• Calendar Management: Manage the calendar for the VP/GC, ensuring all appointments, deadlines, and schedules are regularly updated.
• Visitor Support: Provide general support to visitors in the legal office.
• Meeting Participation: Attend meetings, take minutes, and ensure key points are properly captured and communicated.
• Document Drafting: Draft correspondences and documents required by the VP/GC and legal counsels.
• External Interaction: Communicate with external customers for document transmittal, follow-up, and coordination.
• Expenditure & Budgeting: Manage office expenditures and budgets.
• Legal Inquiries: Serve as the point of contact for all legal inquiries and requests.
• Employee Queries: Address all employees' queries regarding legal office management.
• Regulation Updates: Follow up with legal counsel on updates to government regulations and laws, ensuring full compliance.
• Document Tracking: Maintain and track all legal information, records, cases, and projects.
• Client Support: Assist legal counsels in interacting with clients.
• Legal Research: Conduct legal research and investigations to support the legal counsels.
• Legal Updates: Provide legal updates to all departments and divisions.
• Office Layout Management: Organize office layout and manage supplies of stationery and equipment.
• Event Planning: Plan in-house or off-site activities, including parties, celebrations, and conferences.
• Relationship Management: Manage relationships with local and international law firms and service providers.
• Project Coordination: Act as the project coordinator for all local and international projects.
• Compliance Monitoring: Monitor and coordinate legal compliance activities, ensuring implementation of group governance policies.
• Team Management: Supervise the administrative team in the legal department and manage office operations.
• HR Liaison: Coordinate with HR for the development of the legal administrative team and ensure their skills are up to date.
• Administrative Systems: Implement and manage administrative systems (e.g., archiving system, shared folders, tracking logs).
• Data Management: Identify opportunities to improve data management and provide recommendations to legal counsels.
• Data Analysis: Gather and analyze data from multiple sources to provide insights on contracts and documents.
• Other Duties: Perform additional tasks as required by the VP/GC.

Job Requirements:

• Educational Qualifications: Bachelor's degree in law, business, sociology, HR, political science, or a related field.
• Experience: At least 5 years of experience as an Office Manager, Front Office Manager, Executive Secretary, or Personal Assistant (in senior management).
• Knowledge: Strong knowledge of office administrator responsibilities, systems, and procedures.
• Familiarity with Qatar Laws: Knowledge of Qatar laws, regulations, and court procedures.
• Languages: Fluent in English and Arabic (must). Knowledge of French is a plus.
• Communication Skills: Excellent written and verbal communication skills.
• Technical Skills: Proficiency in MS Office.
• Time Management: Excellent time management skills with the ability to multi-task and prioritize effectively.
• Organizational Skills: Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment.
• Creativity: A creative mind with the ability to suggest improvements.
• Presentation: Charismatic, well-presented at all times.

مدير المكتب (القسم القانوني)

يلعب مدير المكتب (القسم القانوني) دورًا رئيسيًا في تحقيق أهداف القسم على المدى القصير والمتوسط من خلال خلق بيئة عمل ممتعة، وضمان مستويات عالية من الفعالية التنظيمية والتواصل. بالإضافة إلى ذلك، فهو مسؤول عن تقديم دعم إداري عالي المستوى لنائب الرئيس/المستشار العام (VP/GC) والإشراف على جميع الموظفين الإداريين داخل القسم القانوني.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة التقويم: إدارة التقويم الخاص بنائب الرئيس/المستشار العام، والتأكد من تحديث جميع المواعيد والمواعيد النهائية والجداول بشكل منتظم.
• دعم الزوار: تقديم الدعم العام للزوار في المكتب القانوني.
• المشاركة في الاجتماعات: حضور الاجتماعات، تدوين المحاضر، وضمان التقاط النقاط الرئيسية ونقلها بشكل صحيح.
• إعداد الوثائق: صياغة المراسلات والوثائق المطلوبة من قبل نائب الرئيس/المستشار العام والمحاميين.
• التفاعل مع العملاء الخارجيين: التواصل مع العملاء الخارجيين لنقل الوثائق والمتابعة والتنسيق.
• إدارة النفقات والميزانية: إدارة نفقات المكتب والميزانيات.
• الاستفسارات القانونية: أن تكون نقطة الاتصال لجميع الاستفسارات القانونية والطلبات.
• الاستفسارات من الموظفين: التعامل مع جميع استفسارات الموظفين المتعلقة بإدارة المكتب القانوني.
• متابعة التحديثات القانونية: متابعة التحديثات المتعلقة بالقوانين والأنظمة الحكومية مع المحامي المعني لضمان الامتثال الكامل.
• تتبع الوثائق: الحفاظ على وتتبع جميع المعلومات القانونية والسجلات والقضايا والمشاريع.
• دعم العملاء: دعم المحاميين في التفاعل مع العملاء.
• البحث القانوني: إجراء البحوث والتحقيقات القانونية لدعم المحاميين.
• التحديثات القانونية: تقديم التحديثات القانونية لجميع الأقسام والإدارات.
• إدارة تخطيط المكتب: تنظيم تخطيط المكتب وإدارة إمدادات اللوازم المكتبية.
• التخطيط للفعاليات: التخطيط للفعاليات الداخلية أو الخارجية مثل الحفلات والاحتفالات والمؤتمرات.
• إدارة العلاقات: متابعة وإدارة العلاقة مع شركات المحاماة المحلية والدولية ومقدمي الخدمات الآخرين.
• تنسيق المشاريع: العمل كمنسق للمشاريع المحلية والدولية.
• رصد الامتثال: رصد الأنشطة المتعلقة بالامتثال القانوني وتنسيقها، ومتابعة تنفيذ سياسات الحوكمة القانونية والإبلاغ عن أي تناقضات.
• إدارة الفريق: إدارة الفريق الإداري في القسم القانوني وتنظيم العمليات المكتبية.
• التنسيق مع الموارد البشرية: التنسيق مع الموارد البشرية لتطوير فريق الإدارة القانونية وضمان تحديث مهاراتهم.
• إدارة الأنظمة الإدارية: إدارة وتنفيذ جميع الأنظمة الإدارية (مثل نظام الأرشفة، المجلدات المشتركة القانونية، سجل التتبع).
• إدارة البيانات: تحديد الفرص لتحسين إدارة البيانات وتقديم التوصيات للمحامين.
• تحليل البيانات: جمع وتحليل البيانات من مصادر متعددة لتقديم رؤى ومعلومات للمحامين حول العقود والوثائق التي يجب النظر فيها.
• مهام أخرى: أداء المهام الأخرى التي قد يراها نائب الرئيس/المستشار العام ضرورية.

متطلبات الوظيفة:

• المؤهلات التعليمية: درجة البكالوريوس في القانون أو الأعمال أو السوسيولوجيا أو الموارد البشرية أو العلوم السياسية أو مجال ذي صلة.
• الخبرة: خبرة لا تقل عن 5 سنوات كمدير مكتب، مدير مكتب أمامي، سكرتير تنفيذي أو مساعد شخصي (في الإدارة العليا).
• المعرفة: معرفة قوية بمسؤوليات المدير الإداري والأنظمة والإجراءات.
• الإلمام بقوانين قطر: معرفة بقوانين قطر والأنظمة وإجراءات المحاكم.
• اللغات: الطلاقة في اللغتين الإنجليزية والعربية (مطلوب). معرفة اللغة الفرنسية ميزة إضافية.
• مهارات التواصل: مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.
• المهارات التقنية: إتقان برامج MS Office.
• إدارة الوقت: مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات.
• المهارات التنظيمية: مهارات قوية في التنظيم والتخطيط في بيئة سريعة.
• الإبداع: عقل مبدع مع القدرة على اقتراح التحسينات.
• الظهور الشخصي: شخصية جذابة ومظهر دائمًا بشكل جيد.

للتقديم ومعرفة المزيد قم بزيارة الرابط التاليTo apply and learn more, visit the following link