Qatar Electricity and Water Company Is Currently Searching For Candidates To Fill The Following Position In Qatar تبحث شركة الكهرباء والماء القطرية حاليًا عن مرشحين لشغل الوظيفة التالية في قطر

• 8 years of experience in similar roles in large companies, in positions of progressively increasing managerial responsibilities, demonstrating a strong need for effective leadership skills. years

• Bachelor's degree in Business Administration from a reputable university is required.

• JOB PURPOSE: Identify, record, and distribute documents, set targets and track progress, review and consolidate inputs, all in a timely and efficient manner, and adopting the system for any future developments to maintain an efficient document control system. Prepare and manage correspondances with external parties, agendas, organize new meetings and appointments, minutes of meeting, record and maintain contact details, develop and maintain a record filing system, make travel arrangement, and handle invoice processing. Description Document Control Manage the document control process, including the creation, revision, approval, distribution, and archiving of documents. Track transmittals from external parties, record the references of the transmittals, and keep a copy of the documents transmitted. Transmit transmittals to external parties, record the references of the transmittals, and keep a copy of the documents transmitted. Review and distribute documents received from external parties to the appropriate team members in the organization, track progress and follow-up with the relevant individual to ensure a timely response within the set deadline. In a timely manner, review and distribute documents to external parties, prepare letter of correspondance, and keep a record of the transmitted letters. Review and consolidate feedback from multiple team members while ensuring consistency, absence of errors/duplication in the consolidated feedback. Track progress and pending actions, and report the status to the Line Manager Develop record-keeping processes, and continuously review and update the processes to enhance the efficiency and accuracy of document control systems. Secretary Provide secretarial support to management and staff, including scheduling meetings, managing calendars, and handling correspondence. Prepare and edit documents, reports, presentations, and other materials as required Prepare entry and Ministry of Interior passes for visitors to ensure authorized access. Make travel arrangements including organizing flight tickets and travel visas Make new meetings and appointments, correspond with external and internal parties for making arrangements, prepare agenda for the meeting, and prepare and disseminate minutes of meeting Prepare daily agenda and updates for the Line Manager on upcoming meeting, pending actions, and matters that requires the Line Manager’s attention Develop and maintain a record filing and archieving system, ensure all documents are well stored and preserved in a secure manner, and locate and retrieve documents as required Track invoices and process them in a timely manner Policies, Systems, Processes & Procedures Follow all relevant departmental policies, processes, standard operating procedures, and instructions so that work is carried out in a controlled and consistent manner. Continuous Improvement Contribute to the identification of opportunities for continuous improvement and sustainability of systems, processes and practices considering global standards, productivity improvement and cost reduction. Reporting Assist in the preparation of timely and accurate statements and reports to meet department requirements, policies and quality standards. Context, Work environment & DECISION MAKING AUTHORITY: The role operates within a dynamic corporate environment where key decisions significantly impact the project. Such decisions require consultation with and approval from the direct Line Manager before implementation. Operates under the mandates authorized by the responsible Line Manager, ensuring all functional and operational activities are managed with high standards of quality and reporting, thus upholding accountability and transparency. Participates in execution of comprehensive business and operational strategy. Responsible for contributing in meeting business and operational goals within functional area. Provides the leadership team with insightful information and data with regards to handled functional areas.

 

وظائف قطر اليوم: تعلن شركة الكهرباء والماء القطرية عن فرص عمل جديدة. هل تبحث عن فرص عمل في قطر؟ تعلن شركة الكهرباء والماء القطرية عن فتح باب التقديم للعديد من الوظائف في مختلف التخصصات في قطر ابتداءً من اليوم. هذه الفرص متاحة لجميع الجنسيات. تعرّف على الوظائف المتاحة وكيفية التقديم من خلال الإعلان التالي.

↚

الوظائف المطلوبة في شركة الكهرباء والماء القطرية وتفاصيلها:

مراقب المستندات والسكرتير

الحد الأدنى من الخبرة

• 8 سنوات من الخبرة في أدوار مماثلة في شركات كبيرة، في مناصب ذات مسؤوليات إدارية متزايدة تدريجيًا، مما يدل على الحاجة القوية إلى مهارات القيادة الفعالة.

المؤهلات

• يشترط الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال من جامعة مرموقة.

المسؤوليات

• الغرض من الوظيفة: تحديد المستندات وتسجيلها وتوزيعها وتحديد الأهداف وتتبع التقدم ومراجعة المدخلات وتوحيدها، كل ذلك في الوقت المناسب وبطريقة فعالة، واعتماد النظام لأي تطورات مستقبلية للحفاظ على نظام فعال للتحكم في المستندات. إعداد وإدارة المراسلات مع الأطراف الخارجية وجداول الأعمال وتنظيم الاجتماعات والمواعيد الجديدة ومحاضر الاجتماعات وتسجيل بيانات الاتصال والحفاظ عليها وتطوير نظام حفظ السجلات والحفاظ عليه وترتيب السفر والتعامل مع معالجة الفواتير. الوصف التحكم في المستندات إدارة عملية التحكم في المستندات، بما في ذلك إنشاء المستندات ومراجعتها والموافقة عليها وتوزيعها وأرشفتها. تتبع عمليات الإرسال من الأطراف الخارجية وتسجيل مراجع عمليات الإرسال والاحتفاظ بنسخة من المستندات المرسلة. إرسال عمليات الإرسال إلى الأطراف الخارجية وتسجيل مراجع عمليات الإرسال والاحتفاظ بنسخة من المستندات المرسلة. مراجعة وتوزيع المستندات الواردة من الأطراف الخارجية على أعضاء الفريق المناسبين في المنظمة وتتبع التقدم ومتابعتها مع الفرد المعني لضمان الاستجابة في الوقت المناسب ضمن الموعد النهائي المحدد. مراجعة وتوزيع المستندات على الأطراف الخارجية في الوقت المناسب، وإعداد خطابات المراسلات، والاحتفاظ بسجل للرسائل المرسلة. مراجعة وتوحيد الملاحظات من أعضاء الفريق المتعددين مع ضمان الاتساق وغياب الأخطاء/التكرار في الملاحظات المجمعة. تتبع التقدم والإجراءات المعلقة، والإبلاغ عن الحالة إلى مدير الخط. تطوير عمليات حفظ السجلات، ومراجعة وتحديث العمليات باستمرار لتعزيز كفاءة ودقة أنظمة التحكم في المستندات. السكرتير تقديم الدعم الإداري للإدارة والموظفين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإدارة التقويمات والتعامل مع المراسلات. إعداد وتحرير المستندات والتقارير والعروض التقديمية والمواد الأخرى حسب الحاجة. إعداد تصاريح الدخول ووزارة الداخلية للزوار لضمان الوصول المصرح به. إجراء ترتيبات السفر بما في ذلك تنظيم تذاكر الطيران وتأشيرات السفر. إجراء اجتماعات ومواعيد جديدة، والمراسلة مع الأطراف الخارجية والداخلية لإجراء الترتيبات، وإعداد جدول أعمال الاجتماع، وإعداد محاضر الاجتماع ونشرها. إعداد جدول الأعمال اليومي والتحديثات لمدير الخط بشأن الاجتماع القادم والإجراءات المعلقة والأمور التي تتطلب اهتمام مدير الخط. تطوير نظام حفظ وحفظ السجلات، والتأكد من تخزين جميع المستندات جيدًا وحفظها بطريقة آمنة، وتحديد موقع المستندات واسترجاعها حسب الحاجة. تتبع الفواتير ومعالجتها في الوقت المناسب. السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات اتبع جميع سياسات الإدارات ذات الصلة والعمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة خاضعة للرقابة ومتسقة. التحسين المستمر المساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر واستدامة الأنظمة،العمليات والممارسات التي تأخذ في الاعتبار المعايير العالمية وتحسين الإنتاجية وخفض التكاليف. إعداد التقارير المساعدة في إعداد البيانات والتقارير الدقيقة في الوقت المناسب لتلبية متطلبات الإدارة والسياسات ومعايير الجودة. السياق وبيئة العمل وسلطة اتخاذ القرار: يعمل الدور في بيئة مؤسسية ديناميكية حيث تؤثر القرارات الرئيسية بشكل كبير على المشروع. تتطلب هذه القرارات التشاور مع المدير المباشر والموافقة عليه قبل التنفيذ. يعمل بموجب التفويضات التي أذن بها المدير المسؤول، مما يضمن إدارة جميع الأنشطة الوظيفية والتشغيلية بمعايير عالية من الجودة وإعداد التقارير، وبالتالي الحفاظ على المساءلة والشفافية. يشارك في تنفيذ استراتيجية الأعمال والتشغيل الشاملة. مسؤول عن المساهمة في تحقيق أهداف الأعمال والتشغيل ضمن المجال الوظيفي. يزود فريق القيادة بمعلومات وبيانات ثاقبة فيما يتعلق بالمجالات الوظيفية التي يتم التعامل معها.

↚

كيفية التقدم للوظائف

للتقديم على الوظائف المذكورة أعلاه، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. للانتقال إلى صفحة التقديم. ( فرص عمل لشركة الكهرباء والماء القطرية )
2. انقر على عنوان الوظيفة لعرض التفاصيل.
3. الرجاء الضغط على زر "التقديم السهل" الموجود أعلى الصفحة.
4. أدخل المعلومات المطلوبة في الشاشات المنبثقة.
5. انقر فوق "مراجعة" لمراجعة النموذج.

المصدر والتفاصيل الإضافية

• مصدر الوظيفة: الموقع الرسمي 
• تاريخ النشر: 14-9-2025 (  يرجى التحقق من التاريخ قبل التقديم).
• الجنسيات المطلوبة : جميع الجنسيات.